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Capo II 
OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE 


Art. 36. 

Obblighi di registrazione 

1. I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14 conservano i documenti e registrano le informazioni che hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela affinche' possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi effettuate dalla UIF o da qualsiasi altra Autorità competente. In particolare: 
a) per quanto riguarda gli obblighi di adeguata verifica del cliente, conservano la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale; 
b) per quanto riguarda le operazioni, i rapporti continuativi e le prestazioni professionali, conservano le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari, per un periodo di dieci anni dall'esecuzione dell'operazione o dalla cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale. 

2. I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14, registrano, con le modalità indicate nel presente Capo, e conservano per un periodo di dieci anni, le seguenti informazioni: 
a) con riferimento ai rapporti continuativi ed alla prestazione professionale: la data di instaurazione, i dati identificativi del cliente, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto; 
b) con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un'operazione unica o di più operazioni che appaiono collegate o frazionate: la data, la causale, l'importo, la tipologia dell'operazione, i mezzi di pagamento e i dati identificativi del soggetto che effettua l'operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera. 

3. Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero dall'apertura, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o dalla fine della prestazione professionale. 

4. Per i soggetti di cui all'articolo 11, comma 1, il termine di cui al comma 3 decorre dal giorno in cui hanno ricevuto i dati da parte dei soggetti di cui all'articolo 11, comma 3, o dagli altri soggetti terzi che operano per conto degli intermediari i quali, a loro volta, devono inoltrare i dati stessi entro trenta giorni. 

5. Per gli intermediari di cui all'articolo 109, comma 2, lettera b), del CAP, gli obblighi di comunicazione dei dati, afferenti alle operazioni di incasso del premio e di pagamento delle somme dovute agli assicurati, sussistono esclusivamente se tali attività sono espressamente previste nell'accordo sottoscritto o ratificato dall'impresa. 

6. I dati e le informazioni registrate ai sensi delle norme di cui al presente Capo sono utilizzabili ai fini fiscali secondo le disposizioni vigenti. 


Art. 37. 

Archivio unico informatico 

1. Ai fini del rispetto degli obblighi di registrazione di cui all'articolo 36, gli intermediari finanziari indicati nell'articolo 11, commi 1 e 2, lettera a), le società di revisione indicate nell'articolo 13, comma 1, lettera a), e gli altri soggetti indicati nell'articolo 14, comma 1, lettera e), istituiscono un archivio unico informatico. 

2. L'archivio unico informatico e' formato e gestito in modo tale da assicurare la chiarezza, la completezza e l'immediatezza delle informazioni, la loro conservazione secondo criteri uniformi, il mantenimento della storicità delle informazioni, la possibilità di desumere evidenze integrate, la facilità di consultazione. Esso deve essere strutturato in modo tale da contenere gli oneri gravanti sui diversi destinatari, tenere conto delle peculiarità operative dei diversi destinatari e semplificare le registrazioni. 

3. L'istituzione dell'archivio unico informatico e' obbligatoria solo qualora vi siano dati o informazioni da registrare. 

4. Per l'istituzione, la tenuta e la gestione dell'archivio unico informatico e' possibile avvalersi di un autonomo centro di servizio, ferme restando le specifiche responsabilità previste dalla legge a carico del soggetto obbligato e purche' sia assicurato a quest'ultimo l'accesso diretto e immediato all'archivio stesso. 

5. Gli intermediari finanziari facenti parte di un medesimo gruppo possono avvalersi, per la tenuta e gestione dei propri archivi, di un unico centro di servizio affinche' un delegato possa trarre evidenze integrate a livello di gruppo anche ai sensi di quanto previsto all'articolo 41. Deve essere comunque garantita la distinzione logica e la separazione delle registrazioni relative a ciascun intermediario. 

6. I dati identificativi e le altre informazioni relative ai rapporti continuativi, alle prestazioni professionali e alle operazioni, possono anche essere contenuti in archivi informatici, diversi dall'archivio unico, a condizione che sia comunque assicurata la possibilità di trarre, con un'unica interrogazione, informazioni integrate e l'ordine cronologico delle stesse e dei dati. 

7. La Banca d'Italia, d'intesa con le altre Autorità di vigilanza e sentita la UIF, emana disposizioni sulla tenuta dell'archivio unico informatico. 

8. Per i soggetti di cui all'articolo 11, commi 1, lettera o), e 2, lettere b), c) e d), la Banca d'Italia stabilisce modalità semplificate di registrazione. 


Art. 38. 

Modalità di registrazione per i professionisti di cui all'articolo 12 e per i revisori contabili di cui all'articolo 13, comma 1, lettera b) 

1. Ai fini del rispetto degli obblighi di registrazione di cui all'articolo 36, i professionisti indicati nell'articolo 12 e i soggetti indicati all'articolo 13, comma 1, lettera b), istituiscono un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici, salvo quanto previsto dal comma 2. 

2. In alternativa all'archivio, i soggetti indicati al comma 1 possono istituire il registro della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente. La documentazione, nonche' gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente. 

3. Il registro della clientela e' numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto, con l'indicazione alla fine dell'ultimo foglio del numero delle pagine di cui e' composto il registro e l'apposizione della firma delle suddette persone. Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni. 

4. I dati e le informazioni registrati con le modalità di cui al comma 2 sono resi disponibili entro tre giorni dalla richiesta. 

5. Qualora i soggetti indicati nei commi 1 svolgano la propria attività in più sedi, possono istituire per ciascuna di esse un registro della clientela. 

6. La custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio e la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento di cui al regio decreto 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni, e la descrizione dei mezzi di pagamento ai sensi dell'articolo 35, comma 22, decreto-legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 agosto 2006, n. 248, costituiscono idonea modalità di registrazione dei dati e delle informazioni. 

7. Il Ministero della giustizia, sentiti gli ordini professionali, adotta disposizioni applicative del presente articolo. 


Art. 39. 

Modalità di registrazione per i soggetti indicati nell'articolo 14, comma 1, lettere a), b), c) d) ed f) 

1. Ai fini del rispetto degli obblighi di registrazione di cui all'articolo 36, i soggetti di cui all'articolo 14, comma 1, dalla lettera a) alla lettera d) e lettera f), utilizzano i sistemi informatici di cui sono dotati per lo svolgimento della propria attività elaborandone mensilmente le informazioni ivi contenute. 

2. I dati e le informazioni registrate con le modalità di cui al comma 1 sono rese disponibili entro tre giorni dalla relativa richiesta. 

3. In alternativa alle modalità di cui al comma 1, può essere istituito l'archivio unico informatico ovvero possono essere utilizzate le modalità indicate nell'articolo 38. 

4. Il Ministero dell'economia e delle finanze, di concerto con il Ministero dell'interno, sentite le associazioni di categoria, adotta specifiche tecniche del presente articolo, nonche' del comma 3 dell'articolo 24. 

5. Per i destinatari del presente articolo il Ministero dell'economia e delle finanze può stabilire modalità di registrazione differenti da quelle ivi previste, di concerto con il Ministero dell'interno. 

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